Reprise & automatisation du workflow e-mail d'une agence d'intérim
Le besoin
Plusieurs boîtes e-mail selon les recruteurs, des échanges non centralisés ni tracés, des modèles recréés à chaque fois, et des relances qui dépendent de la mémoire de chacun. Résultat : des candidats oubliés, des demandes clients sans réponse, et un temps fou passé à chercher « qui a répondu quoi ».
Comment on en est arrivé là
Comme souvent, les outils se sont empilés au fil de la croissance : une boîte par personne, des signatures différentes, aucun fil commun. Personne n'a décidé ce désordre — il s'est installé. Avant d'automatiser, il faut donc reprendre l'existant proprement, sans rien casser ni perdre.
Ce que nous livrons
- Reprise sans perte des boîtes, du routage, des modèles et des signatures existants.
- Migration maîtrisée et mise en place de modèles unifiés.
- Réponses de premier niveau et relances automatiques (candidats, clients, documents manquants).
- Centralisation et traçabilité : chaque échange rattaché au bon dossier et historisé dans la plateforme.
Les gains
RGPD & AI Act
Les e-mails contiennent des données personnelles (candidats, salariés) : leur traitement respecte le RGPD — base légale, durées de conservation, droits des personnes, journalisation des accès. L'hébergement est européen et les modèles d'IA sont configurés en Zero Data Retention (aucune réutilisation pour l'entraînement). Côté AI Act, l'automatisation e-mail relève du « risque limité » : l'IA rédige des réponses de premier niveau et des relances, mais ne prend aucune décision sur une candidature ou une mission — un collaborateur garde la main (human-in-the-loop), et l'interlocuteur est informé quand une réponse est assistée par IA (transparence, article 50).
Questions fréquentes
Non. La reprise est conçue sans perte : boîtes, routage, modèles et signatures sont migrés tels quels, et les historiques restent accessibles.
Non. L'IA traite le premier niveau (accusés, réponses standard, relances) et escalade tout cas particulier à un collaborateur, avec le contexte. La décision reste humaine.
Oui. Hébergement UE, base légale et durées de conservation définies, journalisation, modèles en Zero Data Retention. L'automatisation e-mail relève du « risque limité » au sens de l'AI Act (transparence, supervision humaine).
Pas nécessairement. Nous reprenons l'existant et l'intégrons à votre plateforme : vous gardez vos adresses et gagnez la centralisation et l'automatisation par-dessus.
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