Votre plateforme d'automatisation intérim sur-mesure : matching IA, contrats et réponses aux intérimaires — sans dépendance
Une plateforme propriétaire conçue pour votre agence : vos données, vos flux, votre matching. Nous construisons un socle d'automatisation sur-mesure — matching IA candidats/missions, contrats générés automatiquement, assistant qui répond aux intérimaires 24/7 — dont vous restez pleinement propriétaire. Zéro abonnement par poste, zéro dépendance éditeur, zéro vendor lock-in.
Ou appelez directement : 06 32 93 97 18
-60%
de temps administratif par mission
4h
délai de placement sur mission urgente
x10
candidats pré-qualifiés par offre
100%
des contrats générés automatiquement
La réalité d'une agence d'intérim : du volume, de l'urgence, et trop de saisie manuelle
Une agence d'intérim, c'est une machine à mettre en relation : des centaines de candidats dans un vivier, des dizaines de missions à pourvoir, souvent dans la journée. Le métier est rapide, mais les outils ne suivent pas toujours. Entre le tri manuel des CV, les appels pour vérifier les disponibilités, la rédaction des contrats, les questions répétitives des intérimaires et la double saisie entre logiciels, vos chargés de recrutement passent une part énorme de leur temps sur de l'administratif au lieu de placer.
Le problème n'est pas le volume de candidats — c'est la capacité à faire correspondre rapidement la bonne personne à la bonne mission, puis à industrialiser tout ce qui suit : contrat, déclaration, onboarding, relevé d'heures, facturation, et réponses aux intérimaires. Chaque heure gagnée sur ces tâches est une heure rendue au placement, donc au chiffre d'affaires.
Chez JAIKIN, nous concevons une plateforme d'automatisation propriétaire et sur-mesure pour les agences d'intérim et de recrutement. Plutôt que de louer un logiciel SaaS générique, vous obtenez un socle qui vous appartient : vos données candidats, vos flux métier et votre moteur de matching par IA restent dans votre environnement, sans abonnement par poste ni dépendance à un éditeur.
Par où commencer
Pas besoin de tout reconstruire en une fois. La première étape consiste à cartographier vos flux actuels — du sourcing au paiement — pour repérer les 3 ou 4 tâches répétitives qui coûtent le plus d'heures. Nous reprenons vos données existantes et bâtissons votre socle par paliers : l'automatisation produit son retour sur investissement en quelques semaines, et vous restez propriétaire de l'ensemble.
Où partent vraiment les heures de vos chargés de recrutement
Les goulets d'étranglement typiques d'une agence d'intérim qui scale sans automatiser.
Tri manuel d'un vivier énorme
Des centaines de profils à filtrer à la main pour chaque mission, avec le risque de passer à côté du bon candidat déjà présent dans votre base.
Matching à l'instinct
La mise en correspondance candidat/mission repose sur la mémoire des recruteurs : non reproductible, difficile à transmettre, et fragile quand l'équipe tourne.
Contrats rédigés à la main
Contrat de mission, contrat de mise à disposition, avenants : un travail répétitif, source d'erreurs et de retards à chaque placement.
Délai de placement trop long
Sur une mission urgente, chaque heure compte. Les allers-retours manuels font perdre des missions au profit d'agences plus réactives.
Risque de conformité
Documents manquants, échéances de visite médicale, durées maximales : le suivi manuel multiplie les risques administratifs et juridiques.
Pilotage à l'aveugle
Taux de transformation, délai moyen de placement, marge par client : sans reporting consolidé, les décisions se prennent au ressenti.
Ce que nous intégrons dans votre plateforme
Sept briques d'automatisation construites dans votre socle propriétaire, du sourcing à la relation intérimaire.
Matching IA candidats / missions
L'IA analyse compétences, expérience, disponibilité et zone géographique pour vous remonter une liste classée des meilleurs profils de votre vivier en quelques secondes.
Assistant intérimaire 24/7
Un agent IA répond automatiquement aux questions RH de vos intérimaires — paie, acomptes, attestations, contrats — par SMS et WhatsApp, sans application à installer, jour et nuit. Les cas complexes sont escaladés à votre équipe.
Génération automatique des contrats
Dès qu'un placement est validé, le contrat de mission et le contrat de mise à disposition sont générés depuis vos modèles, prêts pour la signature électronique.
Dossier intérimaire dématérialisé
Collecte des documents, vérifications réglementaires et constitution d'un dossier intérimaire dématérialisé, avec envoi automatique des informations de mission au candidat, sans relance manuelle.
Relevés d'heures et préparation paie
Centralisation des relevés d'heures, contrôle des écarts et transmission structurée vers votre logiciel de paie pour fiabiliser le cycle.
Activation du vivier
Relances automatiques des candidats inactifs, mise à jour des disponibilités et réactivation ciblée dès qu'une mission correspond à leur profil.
Reporting client et pilotage
Tableaux de bord automatiques sur le délai de placement, le taux de transformation et la marge, par client et par secteur.
Le matching IA, concrètement
Le cœur de l'automatisation d'une agence d'intérim, c'est le matching. Plutôt que de filtrer des CV mot-clé par mot-clé, notre approche s'appuie sur l'IA pour comprendre l'intention d'une offre de mission et la rapprocher des profils réellement pertinents de votre vivier. Le résultat : pour chaque mission, une liste courte de candidats déjà pré-qualifiés et classés, que votre chargé de recrutement valide en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. Le moteur tourne sur votre propre socle, avec vos données — il ne remplace pas votre expertise, il vous fait gagner le temps de la recherche pour le réinvestir dans la relation.
Compétences et intention
L'IA interprète la description de mission au-delà des mots-clés et identifie les compétences réellement attendues.
Disponibilité et mobilité
Prise en compte des disponibilités déclarées et de la zone géographique pour ne proposer que des profils réellement placeables.
Classement par pertinence
Chaque candidat reçoit un score de correspondance, pour que le meilleur profil remonte en haut de liste automatiquement.
Matching IA et AI Act : conforme dès la conception
Le matching de candidats et l'évaluation des intérimaires par IA sont classés « systèmes à haut risque » par le règlement européen sur l'IA (AI Act, annexe III — emploi et gestion des travailleurs). À partir du 2 août 2026, votre agence, en tant qu'utilisateur du système, porte des obligations concrètes. Notre plateforme est conçue pour vous les rendre tenables — sans dépendre d'un éditeur lointain.
Échéance : 2 août 2026
Les obligations applicables aux systèmes IA à haut risque de l'annexe III entrent en application le 2 août 2026. Un logiciel d'intérim qui score ou classe des candidats sans supervision humaine effective, sans explicabilité ni journalisation expose l'agence qui l'utilise.
Supervision humaine effective
L'IA propose, votre permanent décide. Aucun placement, aucun écartement de candidat n'est décidé par la machine seule — le circuit de validation humaine est intégré à la plateforme.
Scores explicables
Chaque score de matching est décomposable : compétences, disponibilité, distance, historique. Vous pouvez expliquer à un candidat pourquoi un profil a été proposé — ou pas.
Journalisation et traçabilité
Les propositions du système et les décisions humaines sont journalisées. En cas de contrôle ou de litige, l'historique est disponible et exploitable.
Information des candidats
Les candidats et intérimaires sont informés de l'usage d'un système de matching, conformément à l'AI Act et au RGPD. Les mentions et parcours d'information sont fournis avec la plateforme.
Agences d'intérim et AI Act : ce que le règlement change pour vous
Des réponses automatiques à vos intérimaires
Une grande partie du temps de vos équipes part dans les mêmes questions, répétées par des dizaines d'intérimaires chaque semaine : « Quand suis-je payé ? », « Puis-je avoir un acompte ? », « Pouvez-vous m'envoyer mon attestation ? », « Combien d'heures ai-je faites ce mois-ci ? ». Votre plateforme intègre un assistant qui répond automatiquement, 24h/24, par SMS et WhatsApp — sans application à télécharger — et ne mobilise vos chargés de recrutement que sur les vrais cas particuliers.
Les questions répétitives prises en charge
- « Quand vais-je être payé ce mois-ci ? » — l'assistant répond avec la date de paie et le statut du virement.
- « Puis-je demander un acompte ? » — l'assistant explique les conditions et déclenche la demande dans votre flux.
- « Pouvez-vous m'envoyer mon attestation ? » — l'assistant génère et transmet l'attestation ou le justificatif demandé.
- « Combien d'heures ai-je effectuées ? » — l'assistant restitue le cumul d'heures et l'état du relevé en cours.
Comment ça fonctionne
L'intérimaire écrit en langage naturel, par SMS ou WhatsApp, comme il le ferait à un collègue. L'agent IA comprend la demande, va chercher l'information dans votre socle (paie, contrats, relevés d'heures) et renvoie une réponse claire et personnalisée en quelques secondes. Aucune application à installer, aucun portail à mémoriser : le canal que vos intérimaires utilisent déjà devient le point de contact.
Escalade humaine quand il le faut
Dès qu'une demande sort du cadre — réclamation, situation sensible, cas non prévu — l'assistant passe la main à un chargé de recrutement, avec tout le contexte de la conversation. L'IA traite le volume répétitif ; vos équipes gardent la main sur ce qui demande du jugement humain.
Bons de commande clients par WhatsApp
Vos clients ne veulent pas remplir un formulaire ni rappeler trois fois : ils veulent écrire leur besoin de personnel là où ils sont, simplement. Votre plateforme permet à un client d'envoyer sa demande de personnel sur WhatsApp, en langage naturel — l'agent IA structure automatiquement la commande et envoie un accusé de réception immédiat, sans qu'un chargé de recrutement ait à ressaisir quoi que ce soit.
Le client écrit sur WhatsApp
« Il me faut 3 caristes pour lundi matin sur le site de Lyon » — le client formule sa demande comme un message normal.
L'IA structure la commande
L'agent IA extrait et structure les éléments clés : poste, qualification, nombre, date, lieu et horaires.
Accusé de réception immédiat
Le client reçoit instantanément une confirmation récapitulant sa demande, sans attendre les heures d'ouverture.
La commande arrive structurée
La commande structurée remonte dans votre socle, prête à être traitée et à déclencher le matching IA.
Cette brique est issue d'un projet réel mené par JAIKIN pour un groupe d'intérim régional : un agent IA sur WhatsApp qui transforme les demandes de personnel des clients en bons de commande structurés, avec accusé de réception immédiat. L'enjeu était de fluidifier la prise de commande sans imposer un nouvel outil aux clients, tout en gardant l'agence propriétaire de son canal et de ses données.
Lire l'étude de cas : plateforme intérim sur-mesurePlateforme sur-mesure et propriétaire vs outil SaaS loué
Louer un logiciel SaaS générique, c'est rapide à démarrer mais coûteux dans la durée : abonnement par poste, données hébergées chez l'éditeur, fonctionnalités figées. Construire une plateforme sur-mesure dont vous êtes propriétaire change l'équation — vous investissez une fois dans un socle qui vous appartient et qui évolue avec votre métier.
| Critère | Plateforme sur-mesure (propriétaire) | Logiciel SaaS loué |
|---|---|---|
| Propriété des données | Vos données candidats, clients et flux restent dans votre environnement, sous votre contrôle. | Données hébergées chez l'éditeur, selon ses conditions et sa localisation. |
| Personnalisation | Le socle est construit autour de vos process réels et s'adapte à vos spécificités métier. | Fonctionnalités standard, communes à tous les clients ; personnalisation limitée. |
| Coût récurrent | Investissement initial puis coûts maîtrisés, sans abonnement par poste qui grimpe avec votre croissance. | Abonnement mensuel par utilisateur ou par poste, qui augmente à mesure que vous scalez. |
| Dépendance éditeur | Aucun vendor lock-in : vous n'êtes pas prisonnier de la feuille de route d'un éditeur. | Dépendance forte : tarifs, fonctionnalités et conditions évoluent à la main de l'éditeur. |
| IA intégrée | Matching IA et assistant conversationnel construits dans le socle, calibrés sur vos données. | IA générique en option, souvent facturée à part et non spécifique à votre métier. |
| Réversibilité | Vous gardez la maîtrise et l'export de vos données et de votre logique métier à tout moment. | Sortie complexe : récupérer ses données et reconstruire ailleurs peut être long et coûteux. |
Comment nous déployons votre plateforme
Une mise en place progressive, par paliers, sans interrompre votre activité courante.
Audit de vos flux
Semaine 1Cartographie de votre processus actuel, du sourcing à la facturation, pour identifier les tâches répétitives à fort retour sur investissement.
Conception de votre socle
Semaines 2-3Construction de votre socle propriétaire et reprise de vos données existantes (vivier, clients, modèles de contrats), pour partir de votre réalité sans repartir de zéro.
Mise en place du matching IA
Semaines 3-4Configuration et calibrage du moteur de matching sur vos critères métier et votre vivier réel, avec vos chargés de recrutement.
Automatisation des contrats
Semaines 4-5Génération automatique des contrats depuis vos modèles, intégrée à votre circuit de signature électronique.
Pilote sur une équipe
Semaines 5-6Déploiement auprès d'une première équipe, mesure des gains réels et ajustements avant la généralisation.
Généralisation et optimisation
En continuExtension à l'ensemble des équipes, ajout de nouveaux automatismes et amélioration continue selon vos résultats.
Questions fréquentes sur l'automatisation d'une agence d'intérim
C'est l'usage d'une plateforme d'automatisation et d'IA pour prendre en charge les tâches répétitives du métier : tri et matching des candidats, génération des contrats, dossier intérimaire dématérialisé, suivi des relevés d'heures, reporting et réponses automatiques aux intérimaires. L'objectif n'est pas de remplacer les recruteurs, mais de leur rendre du temps pour le placement et la relation, qui restent profondément humains.
Le matching IA analyse une offre de mission (compétences, contexte, contraintes) et la rapproche des profils de votre vivier en tenant compte de l'expérience, des disponibilités et de la zone géographique. Pour chaque mission, vous obtenez une liste courte de candidats déjà classés par pertinence, validée en quelques minutes par votre chargé de recrutement.
Non, et surtout vous ne dépendez plus d'un éditeur tiers. Nous construisons une plateforme propriétaire dont vous êtes pleinement propriétaire : la reprise de vos données existantes (vivier, clients, modèles de contrats) est assurée dès la conception du socle. Vous restez propriétaire de vos données et de vos flux, sans abonnement par poste ni dépendance à un logiciel loué que vous ne maîtrisez pas.
L'assistant intérimaire est un agent IA qui répond automatiquement aux questions RH récurrentes — paie, acomptes, attestations, contrats, heures effectuées — par SMS et WhatsApp, sans application à installer, 24h/24. Il va chercher l'information dans votre socle et renvoie une réponse personnalisée en quelques secondes. Dès qu'une demande sort du cadre, il escalade vers un chargé de recrutement avec tout le contexte de la conversation.
Votre client écrit sa demande de personnel sur WhatsApp en langage naturel — par exemple « 3 caristes pour lundi matin à Lyon ». L'agent IA structure automatiquement la commande (poste, qualification, date, lieu, horaires) et envoie un accusé de réception immédiat. La commande structurée remonte dans votre socle, prête à déclencher le matching, sans ressaisie. Cette brique est issue d'un projet réel mené par JAIKIN pour un groupe d'intérim régional.
Tout dépend de votre vivier et de la tension du métier, mais l'automatisation du matching et des contrats permet de répondre à une mission urgente en quelques heures plutôt qu'en une ou plusieurs journées. La pré-qualification automatique et la génération de contrat suppriment l'essentiel des délais administratifs entre la validation et la mise à disposition.
Oui. Comme la plateforme est propriétaire, vous êtes propriétaire de vos données et de vos flux : les données candidats restent dans votre environnement, dans le respect du RGPD, avec une gestion fine des accès et une réversibilité totale. Pas de poste loué chez un éditeur, pas d'abonnement par utilisateur : vous gardez la maîtrise et l'export de votre logique métier à tout moment.
Oui. Le dossier intérimaire dématérialisé intègre le contrôle des documents requis, le suivi des échéances (visite médicale, durée de mission) et l'archivage. L'automatisation réduit le risque d'oubli en signalant les pièces manquantes et les échéances à venir, mais la responsabilité réglementaire reste pilotée par vos équipes.
Un premier périmètre opérationnel — conception du socle avec reprise de vos données, matching IA et contrats automatiques — se déploie généralement en quelques semaines. Nous procédons par paliers et lançons d'abord un pilote sur une équipe pour mesurer les gains réels avant de généraliser à toute l'agence.
Le gain principal est du temps recruteur réaffecté au placement : moins de saisie manuelle, des contrats générés automatiquement, des questions d'intérimaires traitées par l'assistant et des missions pourvues plus vite. À l'échelle d'une agence, cela se traduit par plus de missions traitées à effectif constant et un délai de placement réduit, deux leviers directs de chiffre d'affaires — sans abonnement par poste qui grignote ces gains.
Oui, par conception. Le matching de candidats est classé « système IA à haut risque » par le règlement européen (annexe III, emploi), avec des obligations applicables dès le 2 août 2026 : supervision humaine effective, transparence, journalisation, information des personnes. Notre plateforme intègre ces exigences nativement : l'IA propose et un permanent valide, chaque score est explicable, les décisions sont tracées et les candidats informés. Vous utilisez l'IA pour placer plus vite, sans exposer votre agence.