SME Automation: Free Up Your Time
Automate the repetitive tasks slowing your growth. Focus on what truly matters: growing your business.
15-25h
gagnées par semaine
30%
de réduction des coûts
3 mois
pour atteindre le ROI
2x
de capacité sans embaucher
What is SME automation?
SME automation uses technology tools to automatically execute your company's repetitive tasks.
Unlike large enterprises with dedicated IT teams, SMEs need simple solutions that are quick to deploy and integrate with their existing tools.
At JAIKIN, we design custom automations that respect your business processes while eliminating time-consuming tasks.
💡 Le principe clé : Le principe clé : automatiser ce qui est répétitif, prévisible et chronophage. Garder humain ce qui est stratégique, créatif et relationnel.
Votre PME a-t-elle besoin d'automatisation ?
Si vous cochez 3+ de ces situations, l'automatisation peut transformer votre entreprise
Vos équipes passent plus d'1h/jour à saisir des données dans plusieurs outils
Vous avez des erreurs récurrentes de saisie (factures, commandes, inventaire)
Les relances clients ou fournisseurs sont souvent oubliées ou en retard
Votre reporting nécessite de consolider manuellement des données de 3+ sources
L'onboarding d'un nouveau collaborateur prend plus d'une journée
Vous ne pouvez pas augmenter votre volume sans embaucher
Vos commerciaux passent plus de temps sur l'administratif que sur la vente
Vous avez au moins 5 outils SaaS qui ne communiquent pas entre eux
Why automate your SME?
3 leviers de transformation mesurables
Free up time
Recover 10 to 20 hours per week by automating data entry, follow-ups, invoicing and reporting.
📖 Exemple concret : un cabinet comptable de 15 personnes gagnait 3h/jour en automatisant la saisie des pièces comptables. En un an, c'est 750h récupérées — l'équivalent de 5 mois de travail.
Reduce costs
Cut your operational costs by 30% by eliminating data entry errors and low-value manual tasks.
📖 Le calcul : un processus manuel coûte 5-15€/exécution (temps salarié + erreurs + délais). Automatisé : 0,01€. Sur 500 exécutions/mois → économie de 2 500 à 7 500€/mois.
Scale up
Handle 2x more volume without hiring. Automation lets you grow without multiplying headcount.
📖 Un e-commerçant est passé de 200 à 500 commandes/jour sans recruter. Les automatisations gèrent la facturation, le stock et les notifications — ses 3 employés se concentrent sur le SAV et le marketing.
Le Playbook Automatisation : Département par département
Pour chaque département, nous vous montrons quoi automatiser, avec quels outils, et quel gain attendre
Commercial & CRM
Vos commerciaux passent 40% de leur temps sur l'administratif au lieu de vendre
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Outils : CRM + orchestrateur workflow + comptabilité
5-8h/semaine récupérées pour la vente
Finance & Comptabilité
Facturation tardive, relances manuelles, rapprochement bancaire chronophage
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Outils : Logiciel comptable + orchestrateur workflow + IA
8-12h/semaine de gain comptable
Opérations & Production
Ruptures de stock, commandes manuelles, suivi Excel de la production
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Outils : ERP + orchestrateur workflow + messagerie + IA prédictive
Surstock -30%, productivité +20%
Ressources Humaines
Onboarding long, suivi administratif lourd, congés gérés par email
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Outils : SIRH + suite collaborative + orchestrateur workflow
3-5h/semaine récupérées par les RH
Marketing & Communication
Newsletters manuelles, posts réseaux sociaux un par un, leads non suivis
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Outils : CRM / emailing + orchestrateur workflow + IA + réseaux sociaux
+35% conversions, -6h/semaine
Reporting & Pilotage
Rapports construits manuellement, KPIs éparpillés dans 5 outils différents
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→
Outils : Multi-sources + orchestrateur workflow + tableur/wiki + IA
Décisions 5x plus rapides
Calculez le ROI de votre automatisation
Une méthode simple pour estimer vos gains
Étape 1 : Identifiez le temps perdu
Chronométrez vos tâches répétitives pendant 1 semaine. Combien d'heures sont consacrées à la saisie, aux relances, au reporting ?
Exemple : 20h/semaine × 4 = 80h/mois
Étape 2 : Calculez le coût
Multipliez ces heures par le coût horaire chargé de vos employés (salaire + charges + outils).
Exemple : 80h × 35€/h = 2 800€/mois
Étape 3 : Estimez le gain
L'automatisation élimine en moyenne 70-80% de ces heures. Le reste nécessite toujours une supervision humaine.
Exemple : 2 800€ × 75% = 2 100€/mois d'économies
Étape 4 : Calculez le payback
Divisez le coût du projet par l'économie mensuelle. C'est votre délai de rentabilité.
Exemple : 5 000€ de projet ÷ 2 100€/mois = 2,4 mois de payback
ROI moyen constaté chez nos clients PME : 300-500% sur 12 mois. 90% de nos projets sont rentabilisés en moins de 4 mois.
Évaluez votre maturité d'automatisation
Où en est votre PME ? Identifiez votre niveau pour définir les bonnes priorités
Artisanal
0-10% automatisé
Excel partout, copier-coller quotidien, tout est fait à la main. Les outils ne sont pas connectés entre eux.
Priorité : automatiser les 3 tâches les plus chronophages
Outillé
10-30% automatisé
Quelques outils SaaS en place (CRM, comptabilité) mais pas connectés. Des automatisations basiques (filtres email, templates).
Priorité : connecter vos outils principaux et créer des workflows automatisés
Connecté
30-60% automatisé
Outils interconnectés, workflows automatisés sur les processus clés. Quelques tâches manuelles persistent.
Priorité : ajouter de l'IA pour les exceptions et optimiser les processus existants
Intelligent
60-90% automatisé
IA intégrée, processus auto-adaptatifs, reporting temps réel. L'équipe pilote et supervise.
Priorité : agents IA autonomes, prédictions, optimisation continue
Les 5 erreurs fatales de l'automatisation PME
Ce que nous avons appris en accompagnant 100+ PME
Vouloir tout automatiser d'un coup
Le problème
Projets de 6 mois, budgets explosés, adoption zéro.
La solution
Commencez par 1-2 processus quick win. Prouvez le ROI en 2 semaines. Puis étendez.
Choisir l'outil avant de comprendre le besoin
Le problème
On achète un outil d'automatisation parce que « c'est tendance » sans savoir quoi automatiser.
La solution
Cartographiez d'abord vos processus. L'outil est une conséquence, pas un point de départ.
Oublier les humains dans la boucle
Le problème
Automatisation déployée sans former les équipes. Résistance, contournement, échec.
La solution
Impliquez les utilisateurs dès la conception. Formez, accompagnez, itérez avec eux.
Ne pas monitorer les automatisations
Le problème
Un workflow plante silencieusement pendant 3 semaines. 500 factures non envoyées.
La solution
Mettez en place des alertes sur chaque workflow. Monitoring = assurance vie de votre automatisation.
Ne pas documenter
Le problème
Celui qui a créé le workflow part. Personne ne sait comment ça marche.
La solution
Documentation systématique : chaque workflow a sa fiche (déclencheur, actions, contacts). On l'inclut dans notre livrable.
Case studies: Automated SMEs
Des cas réels avec des chiffres vérifiables
Industrial SME (35 employees)
Industrie & Production
Challenge : Challenge: 8h/week of manual order-stock entry, frequent errors, delivery delays.
Solution : Pipeline automatisé : commande client → mise à jour stock → alerte seuil → commande fournisseur auto. Intégration ERP-CRM-comptabilité sur mesure.
-100% d'erreurs
Result: Order-stock-production automation. 12h/week saved, zero data entry errors.
Consulting firm (12 employees)
Services professionnels
Challenge : Challenge: Manual invoicing, forgotten follow-ups, time-consuming client reporting.
Solution : Facturation auto J+1 depuis le CRM. Relances programmées J+3/J+15/J+30. Rapports mensuels auto-générés depuis les données projet.
DSO -15 jours
Result: Automatic D+1 invoicing, scheduled reminders, auto-generated monthly reports. DSO -15 days.
E-commerce B2C — 45 employés
Retail & E-commerce
Challenge : Vente multicanal (site + Amazon + boutique). Stock géré séparément sur 3 systèmes. Facturation manuelle. SAV submergé.
Solution : Stock unifié temps réel. Facturation automatique multicanal. Chatbot SAV traitant 60% des demandes. Reporting consolidé.
+25% de CA
Surstock réduit de 40%. SAV : 60% auto-résolu. 8h/semaine récupérées. CA +25% grâce à la disponibilité produit.
Quels outils pour automatiser votre PME ?
Notre recommandation selon votre profil
Orchestration
n8n
Données sensibles, workflows complexes
Gratuit (self-hosted)
Make
Facilité d'usage, workflows visuels
Dès 10€/mois
Zapier
Automatisations simples et rapides
Dès 20$/mois
Intelligence Artificielle
GPT-4o, Claude, Mistral — pour l'analyse de documents, la génération de contenu et la prise de décision automatisée
Outils métier compatibles
- CRM : HubSpot, Salesforce, Pipedrive
- Comptabilité : Pennylane, Sage, QuickBooks
- Gestion : Monday, Notion, Airtable
- Communication : Slack, Teams, Google Workspace
Our 4-step approach
Un processus éprouvé, itératif, centré sur les résultats rapides
Process audit
3-5 joursWe map your processes to identify high-impact automations.
Solution design
2-3 joursWe design the automation tailored to your tools and teams.
POC — Proof of Concept
1-2 semainesNous construisons et déployons le premier workflow (quick win). Mesure des résultats réels. Go/No-go pour la suite.
Déploiement progressif
2-4 semainesExtension aux autres processus identifiés. Formation des équipes. Documentation complète. Tests de charge.
Ongoing support
ContinuWe stay by your side to optimize and evolve the solution.
Our service areas
We support SMEs across France
Alsace
Strasbourg, Mulhouse, Colmar and the Grand Est region
Strasbourg (67) • Mulhouse (68) • Colmar • Haguenau
Auvergne-Rhône-Alpes
Lyon, Grenoble, Annecy and the Lyon region
Lyon (69) • Grenoble (38) • Annecy (74) • Chambéry
Provence-Alpes-Côte d'Azur
Marseille, Aix-en-Provence, Nice and the coast
Marseille (13) • Aix-en-Provence • Nice (06) • Avignon
Occitanie
Montpellier, Toulouse and southern France
Montpellier (34) • Toulouse (31) • Nîmes • Perpignan
SME Automation FAQ
Contact us for a free audit. We provide a custom quote based on the complexity of your processes and your goals. ROI is typically achieved in 3 to 6 months.
A simple automation can be deployed in 2 to 4 weeks. More complex projects require 6 to 12 weeks. We favor progressive deployments to validate results quickly.
We use the best tools available depending on your needs: n8n, Make, Zapier for orchestration; native APIs for your business tools; AI when relevant (GPT, Claude). No technology for technology's sake.
No. Automation frees your teams from repetitive tasks so they can focus on high-value work: client relationships, business development, innovation. Most of our clients increase productivity without reducing headcount.
Yes. We use European infrastructure (France/EU hosting), encrypted connections, and comply with GDPR. Your data remains your data.
Our automations are designed to be scalable. If you switch CRM or ERP, we adapt the connections. This is included in our ongoing support.
C'est exactement à ça que sert notre audit gratuit. Pendant 30 minutes, nous identifions ensemble les 3 processus qui vous font perdre le plus de temps. Nous priorisons par ROI (gain de temps × fréquence × coût). En général, la facturation, les relances et le reporting sont les quick wins les plus impactants.
Un développeur construit des solutions custom — plus long, plus cher, plus fragile. Nous utilisons des plateformes d'automatisation éprouvées (n8n, Make) qui se maintiennent facilement. Votre équipe peut modifier les workflows simples en autonomie. Et si notre prestation ne donne pas de résultat, nous corrigeons sans frais.
Dans 95% des cas, oui. Les plateformes iPaaS (n8n, Make, Zapier) ont des milliers de connecteurs natifs. Si votre outil n'a pas de connecteur, nous utilisons son API. Les seuls cas limites : logiciels très anciens sans API ni export. Nous vérifions la compatibilité lors de l'audit gratuit.
Nous mesurons 4 indicateurs avant/après : (1) Temps passé sur les tâches automatisées, (2) Nombre d'erreurs, (3) Délais de traitement, (4) Coût par processus. Le dashboard de suivi est inclus dans chaque projet. Nous faisons un point à 1 mois, 3 mois et 6 mois.