Automatisierten Finanzcontroller mit n8n erstellen

Was wir erstellen werden

Am Ende dieses Tutorials haben Sie einen n8n-Workflow, der:

• Ein E-Mail-Postfach überwacht ([email protected]) in Echtzeit
• Rechnungen erkennt in Anhängen (PDF, Bilder)
• Automatisch extrahiert wichtige Daten: Lieferant, Nettobetrag, MwSt., Datum, Rechnungsnummer
• Rechnungen ablegt und archiviert in Google Drive oder Ihrem Speicher
• Eine Tracking-Tabelle aktualisiert (Google Sheets, Airtable oder Ihr ERP)
• Ihr Team benachrichtigt bei Rechnungen, die manuelle Validierung erfordern

Workflow-Architektur

Hier ist das vollständige Workflow-Diagramm:

┌─────────────┐    ┌──────────────┐    ┌─────────────────┐
│   E-Mail    │───▶│  Rechnungs-  │───▶│    Anhang-      │
│  (Trigger)  │    │  Filterung   │    │   Extraktion    │
└─────────────┘    └──────────────┘    └─────────────────┘
                                              │
                                              ▼
┌─────────────┐    ┌──────────────┐    ┌─────────────────┐
│   Slack     │◀───│    Daten-    │◀───│   OCR / KI      │
│   Alarm     │    │  Validierung │    │   Extraktion    │
└─────────────┘    └──────────────┘    └─────────────────┘
                          │
                          ▼
              ┌──────────────────────┐
              │  Speicher & Export   │
              │  (Drive + Sheets)    │
              └──────────────────────┘
    

Schritt 1: E-Mail-Trigger konfigurieren

Erstellen Sie zunächst einen neuen Workflow in n8n und fügen Sie einen Email Trigger (IMAP)- oder Gmail Trigger-Node hinzu, je nach Ihrem Anbieter.

Gmail-Konfiguration

Profi-Tipp: Erstellen Sie eine dedizierte E-Mail-Adresse (rechnungen@...) und bitten Sie Ihre Lieferanten, Rechnungen dorthin zu senden. Das vereinfacht die Filterung.

Schritt 2: E-Mails mit Rechnungen filtern

Nicht alle E-Mails mit PDFs sind Rechnungen. Fügen Sie einen IF-Node zum Filtern hinzu:

// IF-Node-Bedingung
{{ $json.subject.toLowerCase().includes('rechnung')
   || $json.subject.toLowerCase().includes('invoice')
   || $json.from.email.includes('buchhaltung')
   || $json.from.email.includes('billing') }}
    

Schritt 3: Daten mit KI extrahieren

Das ist der magische Teil. Wir verwenden KI (GPT-4 oder Claude), um strukturierte Informationen aus der Rechnung zu extrahieren.

Option A: Extraktion über OpenAI Vision

Wenn Ihre Rechnungen Bilder oder gescannte PDFs sind, verwenden Sie GPT-4 Vision:

// OpenAI-Node-Einstellungen
Model: gpt-4-vision-preview
Nachricht:
"Analysiere diese Rechnung und extrahiere folgende Informationen als JSON:
- supplier_name
- invoice_number
- invoice_date (Format YYYY-MM-DD)
- net_amount
- vat
- total_amount
- currency

Antworte NUR mit dem JSON, keine Kommentare."
    

Option B: Extraktion über Claude (Anthropic)

Claude ist hervorragend bei strukturierter Extraktion. Verwenden Sie den HTTP Request-Node:

// HTTP-Request an Claude API
POST https://api.anthropic.com/v1/messages
Headers:
  x-api-key: IHR_API_KEY
  anthropic-version: 2023-06-01

Body:
{
  "model": "claude-3-5-sonnet-20241022",
  "max_tokens": 1024,
  "messages": [{
    "role": "user",
    "content": [
      {"type": "image", "source": {"type": "base64", "data": "{{$binary.data}}"}},
      {"type": "text", "text": "Extrahiere Daten aus dieser Rechnung als JSON..."}
    ]
  }]
}
    

Schritt 4: Daten validieren und bereinigen

KI kann manchmal Fehler machen. Fügen Sie einen Code-Node zur Validierung hinzu:

// Code-Node - Extrahierte Daten validieren
const data = $input.first().json;

// KI-JSON parsen
let invoice;
try {
  invoice = JSON.parse(data.content);
} catch (e) {
  return { error: "Ungültiges JSON", raw: data.content };
}

// Validierung
const isValid =
  invoice.total_amount > 0 &&
  invoice.invoice_date.match(/\d{4}-\d{2}-\d{2}/) &&
  invoice.supplier_name.length > 2;

return {
  ...invoice,
  validation_status: isValid ? "OK" : "PRÜFUNG_ERFORDERLICH",
  processed_at: new Date().toISOString()
};
    

Schritt 5: In Google Drive archivieren

Erstellen Sie eine organisierte Ordnerstruktur nach Jahr/Monat/Lieferant:

Rechnungen/
├── 2026/
│   ├── 01-Januar/
│   │   ├── Amazon/
│   │   ├── AWS/
│   │   └── ...
│   ├── 02-Februar/
│   └── ...
└── ZU_PRÜFEN/
    

Erwartete Ergebnisse

Weiterführende Möglichkeiten

Dieser Basis-Workflow kann erweitert werden mit:

• ERP-Integration: Automatischer Versand an Sage, Odoo oder QuickBooks
• Duplikaterkennung: Prüfen, ob Rechnung bereits existiert
• Bank-Abstimmung: Verknüpfung mit Banktransaktionen
• Automatisiertes Reporting: Monatliches Ausgaben-Dashboard nach Lieferant
• Genehmigungsworkflow: Mehrstufiger Validierungskreislauf

Fazit

Mit n8n und KI können Sie die Verwaltung von Lieferantenrechnungen von einer manuellen Aufgabe in einen vollständig automatisierten Prozess verwandeln. Der „automatisierte Finanzcontroller" schläft nie, macht keine Dateneingabefehler und benachrichtigt Sie nur, wenn es nötig ist.

Das ist intelligente Automatisierung im Dienste von KMU.