Ueber Automatisierung in der Theorie zu sprechen, ist einfach. Aber was bringt es konkret in einem KMU?
Hier sind 5 echte (anonymisierte) Faelle automatisierter Prozesse, mit dem urspruenglichen Problem, der implementierten Loesung und den gemessenen Ergebnissen.
Erkennen Sie sich in diesen Faellen wieder?
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Meinen Termin buchen →Fall Nr. 1: Automatische Lead-Qualifizierung
Branche: B2B-Beratungsunternehmen (Muenchen) | Groesse: 18 Mitarbeiter
Das Problem
Das Unternehmen erhielt 50-80 Kontaktanfragen pro Woche ueber ihre Website. Eine Assistentin verbrachte 2 Stunden taeglich damit, jede E-Mail zu lesen, den Interessenten zu qualifizieren (Unternehmensgroesse, Budget, Dringlichkeit) und an den richtigen Vertriebsmitarbeiter weiterzuleiten.
Die Loesung
Ein automatisierter Workflow, der:
- Den E-Mail-Inhalt mit KI analysiert (Absicht, Unternehmensgroesse via LinkedIn/Handelsregister)
- Einen Qualifizierungsscore zuweist (Hot / Warm / Cold)
- Automatisch an den richtigen Vertriebsmitarbeiter je nach Branche weiterleitet
- Sofort eine personalisierte Antwort sendet
Die Ergebnisse
-85%
Bearbeitungszeit
+23%
Konversionsrate
< 5 Min
Antwortzeit
Fall Nr. 2: Automatisierte Rechnungsmahnungen
Branche: Kommunikationsagentur (Frankfurt) | Groesse: 12 Mitarbeiter
Das Problem
DSO (durchschnittliche Zahlungsdauer) von 58 Tagen. Der Finanzleiter verbrachte 4 Stunden pro Woche mit dem manuellen Versand von Mahnungen, oft zu spaet oder vergessen. Wiederkehrende Liquiditaetsengpaesse.
Die Loesung
Ein System progressiver Mahnungen:
- Tag +1 nach Faelligkeit: Automatische freundliche Erinnerungs-E-Mail
- Tag +7: Zweite Mahnung mit Hinweis auf Verzugszinsen
- Tag +15: Benachrichtigung an den Vertrieb + strengere E-Mail
- Tag +30: Benachrichtigung an die Geschaeftsfuehrung + Kontosperrung
Die Ergebnisse
38 Tage
Neuer DSO (-35%)
4h/Woche
Eingesparte Zeit
+45k EUR
Durchschn. Liquiditaet
Fall Nr. 3: Automatisiertes Kunden-Onboarding
Branche: IT-Dienstleister (Stuttgart) | Groesse: 35 Mitarbeiter
Das Problem
Jeder neue Kunde erforderte 3 Stunden Verwaltungsaufwand: Erstellung der Kundenakte, Versand der Dokumente (Vertrag, NDA, Zugangsdaten), Nachfassen wegen Unterschrift, Anlage in CRM und Projektmanagement-Tools.
Die Loesung
Ein Onboarding-Workflow, der bei Angebotsunterschrift ausgeloest wird:
- Automatische Generierung des personalisierten Vertrags (via Vorlage)
- Versand zur elektronischen Unterschrift (DocuSign/Yousign)
- Automatische Erstellung: CRM-Eintrag, Notion-Bereich, Slack-Kanal
- Willkommens-E-Mail mit Zugangsdaten und Dokumentation
- Benachrichtigung an das zugewiesene Projektteam
Die Ergebnisse
15 Min
statt 3h vorher
0 Vergessen
Dokumente/Zugaenge
+NPS
Kundenzufriedenheit
Fall Nr. 4: Automatisches Wochen-Reporting
Branche: E-Commerce / Handel (Hamburg) | Groesse: 22 Mitarbeiter
Das Problem
Jeden Montag verbrachte der Operations-Leiter 2 Stunden damit, Daten aus 5 Quellen zu konsolidieren (Shopify, CRM, Buchhaltung, Lager, Ads), um den woechentlichen Geschaeftsfuehrungsbericht zu erstellen.
Die Loesung
Eine automatisierte Datenpipeline:
- Automatische Datenextraktion jeden Sonntagabend
- Konsolidierung in einem einfachen Data Warehouse (Supabase)
- Generierung des PDF-Berichts mit KI-Kommentaren
- Automatischer Versand an die Geschaeftsfuehrung Montagmorgen um 7 Uhr
Die Ergebnisse
0h
Manuelle Zeit
100%
Datenzuverlaessigkeit
7 Uhr
Montagmorgen geliefert
Fall Nr. 5: HR-Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten
Branche: Industrie / Fertigung (Nuernberg) | Groesse: 45 Mitarbeiter
Das Problem
Urlaubsantraege per E-Mail, verlorene Genehmigungen, nicht erkannte Planungskonflikte, ungenaue Urlaubssalden. Die Personalabteilung verbrachte 5 Stunden pro Woche mit diesem Thema.
Die Loesung
Ein vollstaendiger HR-Workflow:
- Standardisiertes Antragsformular (Slack/Teams)
- Automatische Pruefung: Ausreichender Resturlaub? Planungskonflikte?
- Weiterleitung an den zustaendigen Vorgesetzten zur Genehmigung
- Automatische Aktualisierung des gemeinsamen Kalenders und der Lohnabrechnung
- Benachrichtigung an das betroffene Team
Die Ergebnisse
-80%
HR-Zeit
< 24h
Genehmigungsdauer
0
Planungskonflikte
Das Wichtigste zum Mitnehmen
Diese 5 Faelle haben eines gemeinsam: Sie automatisieren Aufgaben mit geringer Wertschoepfung, aber hohem Volumen.
Automatisierung ersetzt keine Menschen. Sie ermoeglicht es ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zaehlt: Kundenbeziehungen, Strategie, Kreativitaet.
"Das Ziel ist nicht, um der Automatisierung willen zu automatisieren. Es geht darum, Zeit fuer das freizusetzen, was wirklich Wert schafft."
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