Parler d'automatisation en théorie, c'est facile. Mais qu'est-ce que ça donne concrètement dans une PME ?
Voici 5 cas réels (anonymisés) de processus automatisés, avec le problème initial, la solution mise en place, et les résultats mesurés.
Vous vous reconnaissez dans ces cas ?
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Réserver mon créneau →Cas n°1 : Qualification automatique des leads entrants
Secteur : Cabinet de conseil B2B (Lyon) • Taille : 18 personnes
Le problème
Le cabinet recevait 50-80 demandes de contact par semaine via leur site. Une assistante passait 2h/jour à lire chaque email, qualifier le prospect (taille entreprise, budget, urgence), et transférer au bon commercial.
La solution
Un workflow automatisé qui :
- Analyse le contenu de l'email avec l'IA (intention, taille entreprise via LinkedIn/Société.com)
- Attribue un score de qualification (Hot / Warm / Cold)
- Route automatiquement vers le bon commercial selon le secteur
- Envoie une réponse personnalisée immédiate
Les résultats
-85%
Temps de traitement
+23%
Taux de conversion
< 5 min
Temps de réponse
Cas n°2 : Relances factures automatisées
Secteur : Agence de communication (Strasbourg) • Taille : 12 personnes
Le problème
DSO (délai moyen de paiement) de 58 jours. Le DAF passait 4h/semaine à envoyer des relances manuelles, souvent trop tard ou oubliées. Tension de trésorerie récurrente.
La solution
Un système de relances progressives :
- J+1 après échéance : Email de rappel cordial automatique
- J+7 : Deuxième relance avec mention des pénalités
- J+15 : Alerte au commercial + email plus ferme
- J+30 : Notification au dirigeant + mise en pause du compte
Les résultats
38 jours
Nouveau DSO (-35%)
4h/sem
Temps récupéré
+45k€
Trésorerie moyenne
Cas n°3 : Onboarding client automatisé
Secteur : ESN / Prestataire IT (Grenoble) • Taille : 35 personnes
Le problème
Chaque nouveau client nécessitait 3h de travail administratif : création du dossier, envoi des documents (contrat, NDA, accès), relances pour signature, création dans le CRM et les outils de projet.
La solution
Un workflow d'onboarding déclenché à la signature du devis :
- Génération automatique du contrat personnalisé (via template)
- Envoi pour signature électronique (DocuSign/Yousign)
- Création automatique : fiche CRM, espace Notion, channel Slack
- Email de bienvenue avec accès et documentation
- Notification à l'équipe projet assignée
Les résultats
15 min
vs 3h avant
0 oubli
Documents/accès
+NPS
Satisfaction client
Cas n°4 : Reporting automatique hebdomadaire
Secteur : E-commerce / Distribution (Annecy) • Taille : 22 personnes
Le problème
Chaque lundi, le responsable ops passait 2h à compiler les données de 5 sources (Shopify, CRM, comptabilité, stock, ads) pour créer le rapport hebdomadaire de direction.
La solution
Un pipeline de données automatisé :
- Extraction automatique des données chaque dimanche soir
- Consolidation dans un data warehouse simple (Supabase)
- Génération du rapport PDF avec commentaires IA
- Envoi automatique aux dirigeants le lundi 7h
Les résultats
0h
Temps manuel
100%
Fiabilité données
7h
Livré lundi matin
Cas n°5 : Gestion RH des congés et absences
Secteur : Industrie / Manufacturing (Mulhouse) • Taille : 45 personnes
Le problème
Demandes de congés par email, validations perdues, conflits de planning non détectés, soldes de congés approximatifs. La RH passait 5h/semaine sur ce sujet.
La solution
Un workflow RH complet :
- Formulaire de demande standardisé (Slack/Teams)
- Vérification automatique : solde suffisant ? conflits planning ?
- Routage vers le bon manager pour validation
- Mise à jour automatique du planning partagé et de la paie
- Notification à l'équipe concernée
Les résultats
-80%
Temps RH
< 24h
Délai validation
0
Conflits planning
Ce qu'il faut retenir
Ces 5 cas ont un point commun : ils automatisent des tâches à faible valeur ajoutée mais à fort volume.
L'automatisation ne remplace pas les humains. Elle leur permet de se concentrer sur ce qui compte vraiment : la relation client, la stratégie, la créativité.
"L'objectif n'est pas d'automatiser pour automatiser. C'est de libérer du temps pour ce qui crée vraiment de la valeur."
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