KMU-Automatisierung: Gewinnen Sie Zeit
Automatisieren Sie die wiederkehrenden Aufgaben, die Ihr Wachstum bremsen. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche: die Entwicklung Ihres Unternehmens.
15-25h
gagnées par semaine
30%
de réduction des coûts
3 mois
pour atteindre le ROI
2x
de capacité sans embaucher
Was ist KMU-Automatisierung?
KMU-Automatisierung nutzt technologische Werkzeuge, um wiederkehrende Aufgaben Ihres Unternehmens automatisch auszuführen.
Im Gegensatz zu Großunternehmen mit eigenen IT-Teams brauchen KMU einfache Lösungen, die schnell einsetzbar sind und sich in bestehende Tools integrieren.
Bei JAIKIN entwickeln wir maßgeschneiderte Automatisierungen, die Ihre Geschäftsprozesse respektieren und gleichzeitig zeitraubende Aufgaben eliminieren.
💡 Le principe clé : Le principe clé : automatiser ce qui est répétitif, prévisible et chronophage. Garder humain ce qui est stratégique, créatif et relationnel.
Votre PME a-t-elle besoin d'automatisation ?
Si vous cochez 3+ de ces situations, l'automatisation peut transformer votre entreprise
Vos équipes passent plus d'1h/jour à saisir des données dans plusieurs outils
Vous avez des erreurs récurrentes de saisie (factures, commandes, inventaire)
Les relances clients ou fournisseurs sont souvent oubliées ou en retard
Votre reporting nécessite de consolider manuellement des données de 3+ sources
L'onboarding d'un nouveau collaborateur prend plus d'une journée
Vous ne pouvez pas augmenter votre volume sans embaucher
Vos commerciaux passent plus de temps sur l'administratif que sur la vente
Vous avez au moins 5 outils SaaS qui ne communiquent pas entre eux
Warum Ihr KMU automatisieren?
3 leviers de transformation mesurables
Zeit gewinnen
Gewinnen Sie 10 bis 20 Stunden pro Woche durch Automatisierung von Dateneingabe, Nachfassen, Rechnungsstellung und Reporting.
📖 Exemple concret : un cabinet comptable de 15 personnes gagnait 3h/jour en automatisant la saisie des pièces comptables. En un an, c'est 750h récupérées — l'équivalent de 5 mois de travail.
Kosten senken
Senken Sie Ihre Betriebskosten um 30% durch Eliminierung von Eingabefehlern und manuellen Aufgaben mit geringem Mehrwert.
📖 Le calcul : un processus manuel coûte 5-15€/exécution (temps salarié + erreurs + délais). Automatisé : 0,01€. Sur 500 exécutions/mois → économie de 2 500 à 7 500€/mois.
Skalieren
Bewältigen Sie das doppelte Volumen ohne Einstellungen. Automatisierung lässt Sie wachsen, ohne die Mitarbeiterzahl zu verdoppeln.
📖 Un e-commerçant est passé de 200 à 500 commandes/jour sans recruter. Les automatisations gèrent la facturation, le stock et les notifications — ses 3 employés se concentrent sur le SAV et le marketing.
Le Playbook Automatisation : Département par département
Pour chaque département, nous vous montrons quoi automatiser, avec quels outils, et quel gain attendre
Commercial & CRM
Vos commerciaux passent 40% de leur temps sur l'administratif au lieu de vendre
→
→
→
Outils : CRM + orchestrateur workflow + comptabilité
5-8h/semaine récupérées pour la vente
Finance & Comptabilité
Facturation tardive, relances manuelles, rapprochement bancaire chronophage
→
→
→
Outils : Logiciel comptable + orchestrateur workflow + IA
8-12h/semaine de gain comptable
Opérations & Production
Ruptures de stock, commandes manuelles, suivi Excel de la production
→
→
→
Outils : ERP + orchestrateur workflow + messagerie + IA prédictive
Surstock -30%, productivité +20%
Ressources Humaines
Onboarding long, suivi administratif lourd, congés gérés par email
→
→
→
Outils : SIRH + suite collaborative + orchestrateur workflow
3-5h/semaine récupérées par les RH
Marketing & Communication
Newsletters manuelles, posts réseaux sociaux un par un, leads non suivis
→
→
→
Outils : CRM / emailing + orchestrateur workflow + IA + réseaux sociaux
+35% conversions, -6h/semaine
Reporting & Pilotage
Rapports construits manuellement, KPIs éparpillés dans 5 outils différents
→
→
→
Outils : Multi-sources + orchestrateur workflow + tableur/wiki + IA
Décisions 5x plus rapides
Calculez le ROI de votre automatisation
Une méthode simple pour estimer vos gains
Étape 1 : Identifiez le temps perdu
Chronométrez vos tâches répétitives pendant 1 semaine. Combien d'heures sont consacrées à la saisie, aux relances, au reporting ?
Exemple : 20h/semaine × 4 = 80h/mois
Étape 2 : Calculez le coût
Multipliez ces heures par le coût horaire chargé de vos employés (salaire + charges + outils).
Exemple : 80h × 35€/h = 2 800€/mois
Étape 3 : Estimez le gain
L'automatisation élimine en moyenne 70-80% de ces heures. Le reste nécessite toujours une supervision humaine.
Exemple : 2 800€ × 75% = 2 100€/mois d'économies
Étape 4 : Calculez le payback
Divisez le coût du projet par l'économie mensuelle. C'est votre délai de rentabilité.
Exemple : 5 000€ de projet ÷ 2 100€/mois = 2,4 mois de payback
ROI moyen constaté chez nos clients PME : 300-500% sur 12 mois. 90% de nos projets sont rentabilisés en moins de 4 mois.
Évaluez votre maturité d'automatisation
Où en est votre PME ? Identifiez votre niveau pour définir les bonnes priorités
Artisanal
0-10% automatisé
Excel partout, copier-coller quotidien, tout est fait à la main. Les outils ne sont pas connectés entre eux.
Priorité : automatiser les 3 tâches les plus chronophages
Outillé
10-30% automatisé
Quelques outils SaaS en place (CRM, comptabilité) mais pas connectés. Des automatisations basiques (filtres email, templates).
Priorité : connecter vos outils principaux et créer des workflows automatisés
Connecté
30-60% automatisé
Outils interconnectés, workflows automatisés sur les processus clés. Quelques tâches manuelles persistent.
Priorité : ajouter de l'IA pour les exceptions et optimiser les processus existants
Intelligent
60-90% automatisé
IA intégrée, processus auto-adaptatifs, reporting temps réel. L'équipe pilote et supervise.
Priorité : agents IA autonomes, prédictions, optimisation continue
Les 5 erreurs fatales de l'automatisation PME
Ce que nous avons appris en accompagnant 100+ PME
Vouloir tout automatiser d'un coup
Le problème
Projets de 6 mois, budgets explosés, adoption zéro.
La solution
Commencez par 1-2 processus quick win. Prouvez le ROI en 2 semaines. Puis étendez.
Choisir l'outil avant de comprendre le besoin
Le problème
On achète un outil d'automatisation parce que « c'est tendance » sans savoir quoi automatiser.
La solution
Cartographiez d'abord vos processus. L'outil est une conséquence, pas un point de départ.
Oublier les humains dans la boucle
Le problème
Automatisation déployée sans former les équipes. Résistance, contournement, échec.
La solution
Impliquez les utilisateurs dès la conception. Formez, accompagnez, itérez avec eux.
Ne pas monitorer les automatisations
Le problème
Un workflow plante silencieusement pendant 3 semaines. 500 factures non envoyées.
La solution
Mettez en place des alertes sur chaque workflow. Monitoring = assurance vie de votre automatisation.
Ne pas documenter
Le problème
Celui qui a créé le workflow part. Personne ne sait comment ça marche.
La solution
Documentation systématique : chaque workflow a sa fiche (déclencheur, actions, contacts). On l'inclut dans notre livrable.
Fallstudien: Automatisierte KMU
Des cas réels avec des chiffres vérifiables
Industrielles KMU (35 Mitarbeiter)
Industrie & Production
Herausforderung : Herausforderung: 8h/Woche manuelle Bestell-Lager-Eingabe, häufige Fehler, Lieferverzögerungen.
Lösung : Pipeline automatisé : commande client → mise à jour stock → alerte seuil → commande fournisseur auto. Intégration ERP-CRM-comptabilité sur mesure.
-100% d'erreurs
Ergebnis: Automatisierung Bestellung-Lager-Produktion. 12h/Woche gespart, null Eingabefehler.
Beratungsunternehmen (12 Mitarbeiter)
Services professionnels
Herausforderung : Herausforderung: Manuelle Rechnungsstellung, vergessene Nachfassaktionen, zeitaufwändiges Kundenreporting.
Lösung : Facturation auto J+1 depuis le CRM. Relances programmées J+3/J+15/J+30. Rapports mensuels auto-générés depuis les données projet.
DSO -15 jours
Ergebnis: Automatische Rechnungsstellung T+1, geplante Erinnerungen, automatisch generierte Monatsberichte. DSO -15 Tage.
E-commerce B2C — 45 employés
Retail & E-commerce
Herausforderung : Vente multicanal (site + Amazon + boutique). Stock géré séparément sur 3 systèmes. Facturation manuelle. SAV submergé.
Lösung : Stock unifié temps réel. Facturation automatique multicanal. Chatbot SAV traitant 60% des demandes. Reporting consolidé.
+25% de CA
Surstock réduit de 40%. SAV : 60% auto-résolu. 8h/semaine récupérées. CA +25% grâce à la disponibilité produit.
Quels outils pour automatiser votre PME ?
Notre recommandation selon votre profil
Orchestration
n8n
Données sensibles, workflows complexes
Gratuit (self-hosted)
Make
Facilité d'usage, workflows visuels
Dès 10€/mois
Zapier
Automatisations simples et rapides
Dès 20$/mois
Intelligence Artificielle
GPT-4o, Claude, Mistral — pour l'analyse de documents, la génération de contenu et la prise de décision automatisée
Outils métier compatibles
- CRM : HubSpot, Salesforce, Pipedrive
- Comptabilité : Pennylane, Sage, QuickBooks
- Gestion : Monday, Notion, Airtable
- Communication : Slack, Teams, Google Workspace
Unser 4-Schritte-Ansatz
Un processus éprouvé, itératif, centré sur les résultats rapides
Prozessaudit
3-5 joursWir kartieren Ihre Prozesse, um wirkungsvolle Automatisierungen zu identifizieren.
Lösungsdesign
2-3 joursWir entwerfen die Automatisierung passend zu Ihren Tools und Teams.
POC — Proof of Concept
1-2 semainesNous construisons et déployons le premier workflow (quick win). Mesure des résultats réels. Go/No-go pour la suite.
Déploiement progressif
2-4 semainesExtension aux autres processus identifiés. Formation des équipes. Documentation complète. Tests de charge.
Laufende Unterstützung
ContinuWir bleiben an Ihrer Seite, um die Lösung zu optimieren und weiterzuentwickeln.
Unsere Einsatzgebiete
Wir begleiten KMU in ganz Frankreich
Elsass
Straßburg, Mülhausen, Colmar und die Region Grand Est
Straßburg (67) • Mülhausen (68) • Colmar • Haguenau
Auvergne-Rhône-Alpes
Lyon, Grenoble, Annecy und die Region Lyon
Lyon (69) • Grenoble (38) • Annecy (74) • Chambéry
Provence-Alpes-Côte d'Azur
Marseille, Aix-en-Provence, Nizza und die Küste
Marseille (13) • Aix-en-Provence • Nizza (06) • Avignon
Okzitanien
Montpellier, Toulouse und Südfrankreich
Montpellier (34) • Toulouse (31) • Nîmes • Perpignan
Häufig gestellte Fragen zur KMU-Automatisierung
Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Audit. Wir erstellen ein maßgeschneidertes Angebot basierend auf der Komplexität Ihrer Prozesse und Ihren Zielen. Der ROI wird typischerweise in 3 bis 6 Monaten erreicht.
Eine einfache Automatisierung kann in 2 bis 4 Wochen bereitgestellt werden. Komplexere Projekte erfordern 6 bis 12 Wochen. Wir bevorzugen schrittweise Bereitstellungen, um Ergebnisse schnell zu validieren.
Wir verwenden je nach Bedarf die besten verfügbaren Tools: n8n, Make, Zapier für die Orchestrierung; native APIs für Ihre Geschäftstools; KI wenn sinnvoll (GPT, Claude). Keine Technologie um der Technologie willen.
Nein. Automatisierung befreit Ihre Teams von wiederkehrenden Aufgaben, damit sie sich auf wertschöpfende Arbeit konzentrieren können: Kundenbeziehungen, Geschäftsentwicklung, Innovation. Die meisten unserer Kunden steigern die Produktivität, ohne Personal abzubauen.
Ja. Wir nutzen europäische Infrastruktur (Hosting in Frankreich/EU), verschlüsselte Verbindungen und sind DSGVO-konform. Ihre Daten bleiben Ihre Daten.
Unsere Automatisierungen sind skalierbar konzipiert. Wenn Sie CRM oder ERP wechseln, passen wir die Verbindungen an. Das ist in unserer laufenden Unterstützung enthalten.
C'est exactement à ça que sert notre audit gratuit. Pendant 30 minutes, nous identifions ensemble les 3 processus qui vous font perdre le plus de temps. Nous priorisons par ROI (gain de temps × fréquence × coût). En général, la facturation, les relances et le reporting sont les quick wins les plus impactants.
Un développeur construit des solutions custom — plus long, plus cher, plus fragile. Nous utilisons des plateformes d'automatisation éprouvées (n8n, Make) qui se maintiennent facilement. Votre équipe peut modifier les workflows simples en autonomie. Et si notre prestation ne donne pas de résultat, nous corrigeons sans frais.
Dans 95% des cas, oui. Les plateformes iPaaS (n8n, Make, Zapier) ont des milliers de connecteurs natifs. Si votre outil n'a pas de connecteur, nous utilisons son API. Les seuls cas limites : logiciels très anciens sans API ni export. Nous vérifions la compatibilité lors de l'audit gratuit.
Nous mesurons 4 indicateurs avant/après : (1) Temps passé sur les tâches automatisées, (2) Nombre d'erreurs, (3) Délais de traitement, (4) Coût par processus. Le dashboard de suivi est inclus dans chaque projet. Nous faisons un point à 1 mois, 3 mois et 6 mois.